Cách viết email ứng tuyển và thư xin việc: tiêu đề, nội dung, 4 mẫu
Đặt tiêu đề email đúng yêu cầu, viết nội dung 3 đoạn, đặt tên file CV PDF, chọn giờ gửi và follow-up đúng lúc. Kèm 4 mẫu email cho từng trường hợp.
· 7 phút đọc
Email ứng tuyển là thứ nhà tuyển dụng đọc trước cả CV, và không ít hồ sơ tốt bị bỏ qua chỉ vì tiêu đề sai cú pháp hay file đính kèm không mở được. Dưới đây là cách làm từng phần, kèm 4 mẫu sửa thông tin là dùng được.
Email ứng tuyển và thư xin việc khác nhau thế nào?
Hai thứ này hay bị gọi lẫn:
| Email ứng tuyển | Thư xin việc (cover letter) | |
|---|---|---|
| Nằm ở đâu | Phần nội dung email | File riêng (thường là PDF) hoặc ô "cover letter" trên trang nộp hồ sơ |
| Độ dài | 3 đoạn ngắn | Khoảng một trang |
| Khi nào cần | Mọi lần nộp hồ sơ qua email | Khi tin tuyển dụng yêu cầu, hoặc vị trí cần trình bày kỹ động lực |
Nếu tin không yêu cầu cover letter, nội dung email chính là thư xin việc của bạn. Nếu có yêu cầu, giữ email ngắn và để thư xin việc trình bày kỹ hơn, theo cùng bố cục 3 đoạn bên dưới.
Tiêu đề email: làm đúng theo tin tuyển dụng
Nhiều tin tuyển dụng ghi rõ cú pháp tiêu đề, ví dụ "[Mã tin] – [Vị trí] – [Họ tên]". Hãy chép đúng từng ký tự, kể cả dấu ngoặc. Bộ phận tuyển dụng thường lọc hộp thư theo cú pháp này, viết sai có thể khiến email không đến được người cần đọc.
Nếu tin không yêu cầu gì, dùng mẫu [Vị trí] – [Họ tên], có thể thêm chữ "Ứng tuyển" ở đầu:
- Ứng tuyển Nhân viên Kế toán tổng hợp – Nguyễn Văn An
- Ứng tuyển Thực tập sinh Marketing – Trần Thị Bình
Tránh tiêu đề "CV", "Xin việc", "Gửi anh chị" hoặc để trống: người đọc phải biết bạn ứng tuyển vị trí nào ngay từ hộp thư.
Nội dung: 3 đoạn là đủ
Mở đầu bằng "Kính gửi anh/chị [tên]," nếu biết tên người tuyển dụng, hoặc "Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty [X],". Sau đó:
- Đoạn 1 – Bạn là ai, ứng tuyển gì: vị trí, nơi bạn thấy tin, một câu tóm tắt về bản thân.
- Đoạn 2 – Vì sao bạn phù hợp: chọn 2–3 yêu cầu quan trọng nhất trong tin tuyển dụng và đưa bằng chứng tương ứng, có con số càng tốt.
- Đoạn 3 – Kết thúc: nêu file đính kèm, thời gian bạn có thể phỏng vấn, lời cảm ơn.
Cuối email là chữ ký: họ tên, số điện thoại, email, đường dẫn portfolio hoặc hồ sơ LinkedIn nếu có. Cả email nên đọc xong trong khoảng một phút.
Đính kèm CV: PDF và tên file rõ ràng
- Gửi PDF, không gửi file Word hay ảnh chụp. PDF giữ nguyên phông chữ và bố cục trên mọi máy, kể cả điện thoại.
- Đặt tên file có họ tên và vị trí, viết không dấu:
CV_NguyenVanAn_KeToanTongHop.pdf. Tránh kiểuCV moi nhat (3).pdfhayfinal_final.pdf. - Mỗi loại tài liệu một file: CV, thư xin việc (nếu được yêu cầu), portfolio. Nếu gửi đường link, mở sẵn quyền xem để nhà tuyển dụng không phải xin truy cập.
- Gửi thử cho chính mình và mở file trên điện thoại để chắc không lỗi phông.
CV vẫn là file Word cũ hoặc chưa có? Bạn có thể tải file lên để sửa hoặc làm mới bằng trình tạo CV online, chọn mẫu rồi tải PDF.
Gửi lúc nào và follow-up sau bao lâu
Gửi trong giờ hành chính của ngày làm việc. Email gửi lúc nửa đêm hay cuối tuần dễ bị chìm dưới các thư mới đến sáng hôm sau; viết xong buổi tối thì dùng chức năng hẹn giờ gửi. Cũng nên nộp sớm, vì một số nơi xem hồ sơ theo thứ tự nhận và đóng tin trước hạn khi đủ ứng viên.
Nếu chưa có phản hồi, follow-up khoảng một tuần sau hạn nộp, hoặc sau 5–7 ngày làm việc nếu tin không ghi hạn. Trả lời ngay trên chuỗi email cũ để người đọc thấy lại hồ sơ, và chỉ follow-up một, tối đa hai lần:
Kính gửi anh/chị [tên],
Em đã gửi hồ sơ ứng tuyển vị trí [Vị trí] ngày [ngày]. Em vẫn rất quan tâm đến vị trí này và mong được biết tình trạng hồ sơ của mình. Nếu cần thêm thông tin, anh/chị liên hệ em qua số [số điện thoại].
Trân trọng, [Họ tên]
4 mẫu email ứng tuyển
Thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin của bạn. Người mới đi làm thường xưng "em", người đã có kinh nghiệm có thể xưng "tôi".
Mẫu 1: Sinh viên mới tốt nghiệp
Tiêu đề: Ứng tuyển Nhân viên Kinh doanh – [Họ tên]
Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty [X],
Em là [Họ tên], vừa tốt nghiệp ngành Quản trị kinh doanh, Trường [tên trường]. Em thấy tin tuyển Nhân viên Kinh doanh của công ty trên [nguồn] và muốn ứng tuyển vị trí này.
Năm cuối, em thực tập 6 tháng tại [công ty], hỗ trợ chăm sóc khoảng 40 khách hàng doanh nghiệp và soạn báo giá hằng ngày. Em cũng là trưởng ban sự kiện của câu lạc bộ [tên], tổ chức 3 chương trình có nhà tài trợ. Em thích công việc gặp gỡ khách hàng.
Em gửi kèm CV và có thể phỏng vấn vào bất kỳ ngày nào trong tuần. Cảm ơn anh/chị đã xem hồ sơ.
Trân trọng, [Họ tên] – [Số điện thoại]
Mẫu 2: Người đã có kinh nghiệm
Tiêu đề: [Mã tin] – Kế toán tổng hợp – [Họ tên]
Kính gửi anh/chị [tên],
Tôi là [Họ tên], có 4 năm làm kế toán tại doanh nghiệp thương mại. Tôi ứng tuyển vị trí Kế toán tổng hợp theo tin trên website công ty.
Công việc hiện tại của tôi gồm lập báo cáo tài chính năm, kê khai thuế giá trị gia tăng và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho khoảng 80 nhân viên. Năm ngoái tôi chuyển sổ sách từ Excel sang phần mềm kế toán, rút thời gian khóa sổ tháng từ 7 xuống 4 ngày.
Tôi gửi kèm CV và có thể phỏng vấn sau 17 giờ các ngày trong tuần, hoặc theo lịch của anh/chị.
Trân trọng, [Họ tên] – [Số điện thoại]
Mẫu 3: Ứng tuyển qua người giới thiệu
Tiêu đề: Ứng tuyển Lập trình viên Backend – [Họ tên] (giới thiệu bởi [tên người giới thiệu])
Kính gửi anh/chị [tên],
Em là [Họ tên]. Anh/chị [tên người giới thiệu], [chức danh] nhóm [tên nhóm], cho em biết công ty đang tuyển Lập trình viên Backend và gợi ý em gửi hồ sơ trực tiếp cho anh/chị.
Em có 2 năm làm việc với Java và PostgreSQL, hiện phụ trách các API thanh toán tại [công ty]. Em được biết nhóm đang mở rộng hệ thống xử lý đơn hàng, đúng mảng em muốn đi sâu.
Em gửi kèm CV và đường dẫn GitHub. Mong có dịp trao đổi thêm với anh/chị.
Trân trọng, [Họ tên] – [Số điện thoại]
Chỉ nêu tên người giới thiệu khi họ đã đồng ý.
Mẫu 4: Chuyển ngành
Tiêu đề: Ứng tuyển Chuyên viên Tuyển dụng – [Họ tên]
Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty [X],
Tôi là [Họ tên], có 3 năm làm giáo viên tiếng Anh và đang chuyển sang lĩnh vực nhân sự. Tôi ứng tuyển vị trí Chuyên viên Tuyển dụng công ty đăng trên [nguồn].
Ở trung tâm, tôi tham gia phỏng vấn và kèm cặp trợ giảng mới, soạn tài liệu đào tạo nội bộ và xử lý phản hồi của phụ huynh. Năm nay tôi hoàn thành khóa [tên khóa học] về tuyển dụng. Các kỹ năng này dùng được ngay cho việc sàng lọc, phỏng vấn và hội nhập nhân viên mới.
Tôi gửi kèm CV và thư xin việc. Rất mong được trao đổi thêm với anh/chị.
Trân trọng, [Họ tên] – [Số điện thoại]
Người chuyển ngành cần nói rõ ở đoạn 2 kỹ năng nào mang theo được từ nghề cũ. Còn phân vân nên chuyển sang nghề gì, hãy làm trắc nghiệm hướng nghiệp trước để xem nhóm nghề hợp với sở thích của bạn.
Lỗi thường gặp
- Email trống, chỉ có file đính kèm: dễ bị coi là thư rác.
- Địa chỉ email thiếu nghiêm túc (biệt danh, ký tự lạ). Hãy tạo một địa chỉ theo họ tên để đi xin việc.
- Sai tên công ty hoặc người nhận khi sửa lại từ email cũ.
- Gửi một email cho nhiều công ty, để lộ cả danh sách ở ô người nhận hoặc CC.
- Kể lại toàn bộ CV thay vì chọn 2–3 điểm khớp với tin tuyển dụng.
- Viết tắt, teencode, biểu tượng cảm xúc, lỗi chính tả.
- Tự nêu mức lương khi tin không hỏi. Nếu tin yêu cầu ghi mức mong muốn, xem cách đưa ra khoảng hợp lý trong bài deal lương khi phỏng vấn.
Trước khi bấm gửi, kiểm tra lần cuối: tiêu đề đúng cú pháp, tên người nhận đúng, file PDF đã đính kèm và mở được, chữ ký có số điện thoại. Khi nhận được lời mời, chuẩn bị tiếp với 15 câu hỏi phỏng vấn thường gặp.
Bài viết mang tính tham khảo. Các con số được cập nhật theo quy định đang có hiệu lực; trường hợp cụ thể hãy đối chiếu với kế toán hoặc cơ quan thuế.